فهرست مطالب
مدیرعامل لازم نیست حسابدار باشد، اما اگر نداند شرکت در چه وضعیتی قرار دارد، تصمیم گیری درباره استخدام، خرید، سرمایه گذاری، قیمت گذاری یا حتی توسعه کسب و کار بیشتر شبیه حدس زدن می شود.
گزارش های مالی قرار نیست فقط برای واحد حسابداری یا امور مالی تهیه شوند. مدیرعامل باید بتواند از روی آنها بفهمد شرکت چقدر می فروشد، کجا هزینه می کند، چه میزان بدهی دارد، چه مقدار پول در اختیارش است و آیا سودی که روی کاغذ دیده می شود واقعا به نقدینگی تبدیل شده یا نه. ترازنامه وضعیت مالی را در یک مقطع نشان می دهد، صورت سود و زیان عملکرد یک دوره را و صورت جریان وجوه نقد مسیر ورود و خروج نقدینگی را مشخص می کند.
در این مقاله از شرکت حسابداری امیران پردازش ۵ گزارش را از نگاه یک مدیرعامل بررسی می کنیم؛ نه با فرمول های پیچیده حسابداری، بلکه با این سوال که «این گزارش برای چه مدل تصمیم گیری اهمیت دارد؟»
صورت سود و زیان: آیا شرکت واقعا سود می کند؟
صورت سود و زیان احتمالا اولین گزارشی است که مدیرعامل باید به آن مسلط باشد. این گزارش درآمدها، هزینه ها و سود یا زیان شرکت را در یک دوره مشخص نشان می دهد. اما فقط نگاه کردن به عدد «سود خالص» کافی نیست. فرض کنید شرکت در یک سال ۲۰ میلیارد تومان فروش داشته و ۲ میلیارد تومان سود خالص ثبت کرده است. در نگاه اول شاید عملکرد شرکت خوب به نظر برسد. اما مدیرعامل باید بپرسد این ۲۰ میلیارد تومان فروش با چه هزینه ای ایجاد شده است؟ آیا فروش نسبت به سال قبل رشد کرده؟ حاشیه سود کاهش پیدا کرده؟ هزینه حقوق یا تبلیغات بیش از حد افزایش یافته؟ کدام محصول یا خدمت سود بیشتری ایجاد کرده است؟
مثلا اگر فروش ۳۰ درصد رشد کرده اما سود فقط ۵ درصد افزایش یافته باشد، یک علامت مهم وجود دارد: بخشی از رشد فروش احتمالا توسط افزایش هزینه ها خنثی شده است. بنابراین بهتر است مدیرعامل علاوه بر سود خالص، روند این موارد را هم بررسی کند:
- فروش
- بهای تمام شده
- هزینه های عملیاتی
- سود عملیاتی
- سود خالص
- حاشیه سود
مثال مدیریتی: اگر فروش یک شرکت از ۱۰ به ۱۵ میلیارد تومان رسیده اما حاشیه سود آن از ۲۰ به ۱۲ درصد کاهش پیدا کرده باشد، افزایش فروش لزوما خبر خوبی نیست. ممکن است شرکت برای فروش بیشتر، تخفیف های سنگین داده یا هزینه تولید و ارائه خدمات افزایش پیدا کرده باشد.
ترازنامه؛ شرکت چه دارد و چقدر بدهکار است؟
ترازنامه را می توان یک تصویر از وضعیت مالی شرکت در یک تاریخ مشخص دانست. این گزارش دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام را نشان می دهد. مدیرعامل با ترازنامه می تواند بفهمد منابع شرکت در چه بخش هایی قرار گرفته اند.
مثلا ممکن است یک شرکت فروش خوبی داشته باشد اما بخش زیادی از دارایی آن به شکل مطالبات از مشتریان باشد. روی کاغذ شرکت دارایی دارد، اما اگر مشتریان دیر پرداخت کنند، نقدینگی شرکت تحت فشار قرار می گیرد. از طرف دیگر، افزایش بدهی هم همیشه بد نیست. شرکتی که برای خرید تجهیزات یا توسعه یک پروژه وام گرفته، ممکن است بدهی بیشتری داشته باشد اما در مقابل دارایی و ظرفیت درآمدزایی آن نیز افزایش یافته باشد. بنابراین مسئله اصلی فقط «میزان بدهی» نیست؛ مدیرعامل باید نسبت بدهی به دارایی، وضعیت مطالبات، موجودی کالا و میزان نقدینگی را در کنار یکدیگر ببیند.
صورت جریان وجوه نقد؛ پول شرکت واقعا کجاست؟
یکی از خطرناک ترین اشتباهات مدیریتی این است که سود حسابداری را با پول نقد یکی بدانیم. ممکن است شرکتی فروش و حتی سود قابل توجهی داشته باشد، اما در حساب بانکی خود نقدینگی کافی برای پرداخت حقوق، خرید مواد اولیه یا تسویه بدهی نداشته باشد. صورت جریان وجوه نقد نشان می دهد وجه نقد شرکت در طول دوره از کجا وارد شده و در کجا مصرف شده است. این جریان معمولا در سه بخش فعالیت های عملیاتی، سرمایه گذاری و تامین مالی بررسی می شود.
یک مثال ساده:
شرکتی ۵ میلیارد تومان محصول به مشتریان فروخته اما بیشتر فروش ها اعتباری بوده است. در صورت سود و زیان، درآمد و سود حاصل از فروش می تواند ثبت شده باشد؛ اما تا زمانی که مشتری پول را پرداخت نکرده، همان مقدار وجه نقد وارد حساب شرکت نشده است. برای مدیرعامل، این گزارش یک سوال بسیار مهم را پاسخ می دهد:
«آیا کسب و کار من از فعالیت اصلی خودش پول نقد تولید می کند یا برای ادامه فعالیت به منابع دیگری وابسته است؟»
اگر سود شرکت مثبت باشد اما جریان نقد عملیاتی برای چند دوره متوالی ضعیف یا منفی باشد، موضوع باید دقیق تر بررسی شود.
گزارش مطالبات و بدهی ها؛ چه کسی باید به ما پول بدهد و ما به چه کسی بدهکاریم؟
|
مورد |
سوال مدیریتی |
|
مطالبات جاری |
چه مقدار از مشتریان باید به زودی پرداخت کنند؟ |
|
مطالبات معوق |
چه مقدار از پول از موعد گذشته است؟ |
|
بدهی به تامین کنندگان |
چه میزان تعهد پرداخت داریم؟ |
|
سررسیدها |
چه زمانی باید پول پرداخت یا دریافت شود؟ |
|
مشتریان بدهکار بزرگ |
بیشترین وابستگی مالی به کدام مشتری است؟ |
آیا می دانستید با خرید نرم افزار حسابداری سپیدار به آسانی می توانید تمامی گزارش های مالی خود را در طول سال دریافت نمایید؟
گزارش بودجه و عملکرد؛ آیا طبق برنامه حرکت می کنیم؟
مدیرعامل برای تصمیم گیری فقط به گزارش «آنچه اتفاق افتاده» نیاز ندارد. باید بداند آنچه اتفاق افتاده با چیزی که قرار بود اتفاق بیفتد چقدر تفاوت دارد. اینجا گزارش مقایسه بودجه و عملکرد کاربرد پیدا می کند. فرض کنید برای یک ماه، فروش ۵ میلیارد تومان پیش بینی شده و هزینه ها ۳ میلیارد تومان برآورد شده است. در پایان ماه مشخص می شود فروش ۴ میلیارد تومان و هزینه ها ۳.۸ میلیارد تومان بوده است. بدون مقایسه با بودجه، شاید فقط بگوییم «۴ میلیارد فروش داشته ایم». اما وقتی برنامه را کنار عملکرد واقعی قرار می دهیم، مشخص می شود فروش کمتر از هدف بوده و هزینه ها نیز بیشتر از برنامه مصرف شده اند. مدیرعامل باید به جای نگاه کردن صرف به اختلاف عددی، علت اختلاف را پیدا کند. مثلا:
- فروش کمتر از بودجه: مشکل فروش، کاهش تقاضا، قیمت گذاری یا از دست رفتن مشتری؟
- هزینه بیشتر از بودجه: افزایش قیمت مواد اولیه، استخدام جدید، هزینه تبلیغات یا کنترل ضعیف هزینه ها؟
- سود کمتر از بودجه: کاهش فروش، افزایش هزینه یا افت حاشیه سود؟
این گزارش زمانی ارزشمند است که صرفا برای بایگانی تهیه نشود و اختلاف های مهم آن به تصمیم مدیریتی تبدیل شوند.
این گزارش ها چه تفاوتی با هم دارند؟
|
گزارش |
مهم ترین سوالی که پاسخ می دهد |
کاربرد برای مدیرعامل |
|
صورت سود و زیان |
چقدر سود یا زیان کرده ایم؟ |
بررسی سودآوری |
|
ترازنامه |
چه داریم و چقدر بدهکاریم؟ |
بررسی وضعیت مالی |
|
جریان وجوه نقد |
پول از کجا آمد و کجا رفت؟ |
کنترل نقدینگی |
|
مطالبات و بدهی ها |
چه کسی به ما بدهکار است و ما به چه کسی؟ |
مدیریت وصول و پرداخت |
|
بودجه و عملکرد |
چقدر با برنامه فاصله داریم؟ |
کنترل و اصلاح مسیر |
مدیرعامل هر چند وقت یک بار این گزارش ها را بررسی کند؟
برای همه شرکت ها یک برنامه ثابت وجود ندارد. یک شرکت کوچک با معاملات محدود ممکن است گزارش های مدیریتی را ماهانه بررسی کند، در حالی که کسب و کاری با گردش مالی بالا، تعداد زیاد مشتری و هزینه های متغیر، به کنترل های کوتاه مدت بیشتری نیاز دارد. اما یک اشتباه رایج این است که مدیرعامل فقط در پایان سال به وضعیت مالی شرکت نگاه کند. گزارش مالی زمانی بیشترین ارزش را دارد که قبل از تبدیل شدن یک مشکل به بحران، آن را نشان دهد. اگر حاشیه سود در حال کاهش است، مطالبات در حال افزایش است یا جریان نقد عملیاتی ضعیف شده، مدیرعامل باید همان زمان علت را بررسی کند؛ نه زمانی که شرکت برای پرداخت هزینه های جاری با مشکل مواجه شده است.
جهت دریافت گزارش های مالی همچنین می توانید از خدمات اعزام حسابدار امیران پردازش استفاده نمایید.
مدیرعامل لازم نیست حسابدار باشد؛ اما باید بتواند سوال درست بپرسد
قرار نیست مدیرعامل همه جزئیات ثبت سند، کدینگ حساب ها یا استانداردهای حسابداری را بداند. وظیفه او این است که از اطلاعات مالی برای تصمیم گیری استفاده کند. برای مثال، به جای اینکه فقط بپرسد «سود این ماه چقدر بوده؟»، سوال های دقیق تری مطرح کند:
- چرا سود نسبت به ماه قبل کاهش پیدا کرده؟
- کدام هزینه بیشترین رشد را داشته؟
- چه مقدار از فروش هنوز وصول نشده؟
- اگر همین روند ادامه پیدا کند، سه ماه آینده چه مقدار نقدینگی خواهیم داشت؟
- کدام محصول یا خدمت حاشیه سود بیشتری دارد؟
این سوال ها گزارش مالی را از یک فایل حسابداری به ابزار تصمیم گیری تبدیل می کنند.
تجربه قابل توجه برای مدیران
در بسیاری از کسب و کارها مدیرعامل زمانی متوجه مشکل می شود که نتیجه آن در حساب بانکی دیده شده است؛ در حالی که نشانه های مشکل معمولا زودتر در گزارش ها دیده می شوند. کاهش حاشیه سود، افزایش مطالبات معوق، رشد غیرعادی هزینه ها یا فاصله گرفتن فروش از بودجه، می توانند هشدارهای اولیه باشند. بنابراین ارزش گزارش مالی فقط در عدد نهایی آن نیست؛ ارزش اصلی در تغییری است که نسبت به ماه یا دوره قبل ایجاد شده است. اگر مدیرعامل این تغییرات را منظم بررسی کند، تصمیم های مالی کمتر بر اساس حدس و بیشتر بر اساس اطلاعات واقعی گرفته می شوند.
برای کسب و کارهایی که امکان ایجاد یا مدیریت منظم این گزارش ها را در داخل مجموعه ندارند، استفاده از خدمات تخصصی حسابداری و مالی می تواند کمک کند اطلاعات مالی به شکل منظم، قابل فهم و مناسب تصمیم گیری در اختیار مدیریت قرار بگیرد. امیران پردازش نیز می تواند در این مسیر، خدمات حسابداری و مالی مورد نیاز کسب و کار را متناسب با نیاز مجموعه ارائه کند.
سوالات متداول در خصوص گزارش های مالی
مهم ترین گزارش مالی برای مدیرعامل کدام است؟
نمی توان یک گزارش را برای همه شرکت ها مهم ترین دانست. صورت سود و زیان سودآوری را نشان می دهد، جریان وجوه نقد وضعیت نقدینگی را مشخص می کند و ترازنامه وضعیت دارایی ها و بدهی ها را نشان می دهد. مدیرعامل بهتر است این گزارش ها را در کنار یکدیگر بررسی کند.
آیا سود شرکت با موجودی حساب بانکی یکی است؟
خیر. سود حسابداری و وجه نقد دو مفهوم متفاوت هستند. ممکن است فروش ثبت شده باشد اما مشتری هنوز وجه آن را پرداخت نکرده باشد؛ به همین دلیل بررسی جریان وجوه نقد در کنار سود و زیان اهمیت دارد.
مدیرعامل باید گزارش های مالی را ماهانه بررسی کند؟
در بسیاری از کسب و کارها بررسی ماهانه گزارش های مدیریتی می تواند دید مناسبی برای تصمیم گیری ایجاد کند، اما تناوب مناسب به اندازه، نوع فعالیت و گردش مالی شرکت بستگی دارد.
آیا گزارش مطالبات جزو صورت های مالی اصلی است؟
گزارش مطالبات یک گزارش مدیریتی کاربردی است و در کنار صورت های مالی اصلی به مدیرعامل کمک می کند وضعیت وصول مطالبات و تعهدات شرکت را بهتر کنترل کند. صورت های مالی اساسی شامل گزارش هایی مانند ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد هستند.