اطلاعات حسابداری یکی از مهم ترین دارایی های هر کسب و کار است و از بین رفتن آنها می تواند باعث ایجاد مشکلات جدی در ثبت اسناد، گزارش گیری، پیگیری معاملات و امور مالیاتی شود. به همین دلیل، بکاپ گیری از نرم افزار سپیدار باید به عنوان یکی از کارهای منظم واحد حسابداری در نظر گرفته شود. سپیدار امکان تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات را به صورت دستی و خودکار فراهم کرده است تا کاربران بتوانند در صورت بروز مشکل، اطلاعات خود را بازیابی کنند.
در این مقاله از این شرکت حسابداری به بررسی مراحل بکاپ گیری از سپیدار همچنین زمان انجام آن، تهیه فایل ها، بازیابی آن و زمان بکاپ گیری می پردازیم.
چگونه از سپیدار بکاپ بگیریم؟
برای تهیه نسخه پشتیبان در سپیدار ابتدا وارد نرم افزار شوید و مراحل زیر را انجام دهید:
مرحله اول: ورود به بخش تنظیمات
پس از ورود به نرم افزار سپیدار، از منوی اصلی گزینه «تنظیمات» را انتخاب کنید. در این بخش امکانات مختلفی برای مدیریت تنظیمات نرم افزار وجود دارد. گزینه های مربوط به پشتیبان گیری نیز در همین بخش قرار گرفته اند.
مرحله دوم: انتخاب گزینه تهیه نسخه پشتیبان
در بخش تنظیمات، وارد قسمت «عملیات» شوید و گزینه «تهیه نسخه پشتیبان جدید» را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه، پنجره مربوط به تهیه نسخه پشتیبان باز می شود. در این قسمت می توانید اطلاعات مربوط به فایل بکاپ و محل ذخیره سازی آن را مشخص کنید. این مسیر در آموزش های سپیدار نیز به عنوان مسیر اصلی تهیه نسخه پشتیبان معرفی شده است.
مرحله سوم: مشخص کردن محل ذخیره بکاپ
در مرحله بعد باید مسیر ذخیره فایل پشتیبان را مشخص کنید. بهتر است فایل بکاپ را فقط روی همان کامپیوتری که نرم افزار سپیدار روی آن قرار دارد نگهداری نکنید. اگر کامپیوتر یا هارد سیستم دچار مشکل شود، ممکن است هم اطلاعات اصلی و هم فایل بکاپ را از دست بدهید. به همین دلیل، بهتر است پس از تهیه نسخه پشتیبان، یک نسخه دیگر نیز روی حافظه یا محل دیگری نگهداری شود. در سیستم های کلاینت و سرور نیز توجه به محل ذخیره سازی اهمیت بیشتری دارد، زیرا اطلاعات اصلی ممکن است روی سیستم سرور قرار داشته باشند.
مرحله چهارم: ثبت مشخصات و تهیه نسخه پشتیبان
پس از مشخص کردن مسیر و تنظیم اطلاعات مورد نیاز، عملیات تهیه نسخه پشتیبان را تایید کنید تا فایل بکاپ ایجاد شود. پس از پایان عملیات، حتما به مسیر انتخاب شده مراجعه کنید و از ایجاد شدن فایل پشتیبان مطمئن شوید. صرفا انجام فرآیند در نرم افزار به معنی آن نیست که فایل مورد نظر حتما در محل دلخواه شما ذخیره شده است.
بکاپ سپیدار در چه مسیری ذخیره می شود؟
محل ذخیره بکاپ به مسیری بستگی دارد که هنگام تهیه نسخه پشتیبان انتخاب کرده اید. بنابراین نمی توان یک مسیر ثابت برای همه سیستم ها معرفی کرد. در سیستم های سرور و کلاینت، بهتر است مسیر بکاپ روی خود سرور و در یک پوشه مشخص قرار داشته باشد. سپس نسخه های مهم تر را می توان به یک حافظه جداگانه یا فضای ذخیره سازی امن منتقل کرد.
برای مثال، می توانید یک پوشه اختصاصی با نام Backup در یکی از درایوهای سیستم سرور ایجاد کنید و نسخه های پشتیبان سپیدار را در آن نگهداری کنید. نکته مهم این است که داشتن چند نسخه پشتیبان از تاریخ های مختلف، امنیت اطلاعات را بیشتر می کند. اگر آخرین بکاپ به هر دلیلی ناقص یا خراب باشد، می توانید از نسخه قبلی استفاده کنید.
چگونه بکاپ خودکار سپیدار را فعال کنیم؟
اگر تهیه بکاپ دستی را فراموش می کنید، استفاده از قابلیت پشتیبان گیری خودکار سپیدار گزینه مناسب تری است. سپیدار امکان تنظیم بکاپ اتوماتیک را در بخش تنظیمات فراهم کرده است.
برای فعال کردن این قابلیت، معمولا باید از مسیر زیر وارد تنظیمات شوید:
تنظیمات ← عملیات ← تنظیمات تهیه پشتیبان خودکار
پس از ورود به این بخش، می توانید قابلیت پشتیبان گیری خودکار را فعال و مسیر ذخیره سازی فایل های بکاپ را مشخص کنید.
در ادامه می توان زمان بندی تهیه نسخه های پشتیبان را نیز متناسب با نیاز مجموعه تعیین کرد. برای شرکت هایی که روزانه حجم زیادی از اطلاعات حسابداری در سپیدار ثبت می کنند، بکاپ خودکار می تواند احتمال از دست رفتن اطلاعات بین دو نوبت پشتیبان گیری دستی را کاهش دهد.
بکاپ خودکار بهتر است روزانه باشد یا هفتگی؟
پاسخ این سوال به میزان تغییر اطلاعات شرکت بستگی دارد. اگر در طول روز اسناد، فاکتورها، دریافت ها، پرداخت ها و سایر اطلاعات مالی زیادی در سپیدار ثبت می شود، بهتر است فاصله بین نسخه های پشتیبان کوتاه باشد. برای یک شرکت با فعالیت مالی بالا، بکاپ روزانه انتخاب منطقی تری است. اما اگر تغییرات اطلاعاتی محدود باشد، می توان فاصله بیشتری برای پشتیبان گیری در نظر گرفت. موضوع مهم این است که برنامه پشتیبان گیری باید با میزان اهمیت اطلاعات و حجم فعالیت حسابداری هماهنگ باشد.
آیا فقط یک فایل بکاپ کافی است؟
خیر. یکی از اشتباهات رایج این است که یک فایل بکاپ تهیه شود و همان فایل برای مدت طولانی نگهداری شود. فرض کنید امروز متوجه مشکلی در اطلاعات شوید، اما آخرین بکاپی که دارید مربوط به چند ماه قبل باشد. در این حالت تمام اطلاعاتی که بعد از آن تاریخ ثبت شده اند، در فایل پشتیبان وجود ندارند. بهتر است چند نسخه از بکاپ مربوط به تاریخ های مختلف نگهداری شود. برای مثال، می توان نسخه های روزانه را برای مدتی نگه داشت و نسخه های مهم تر را به صورت هفتگی یا ماهانه آرشیو کرد.
برای بکاپ گیری از سیستم مالی خود می توانید از خدمات اعزام حسابدار امیران پردازش استفاده نمایید.
نگهداری از بکاپ اطلاعات حسابداری
نگهداری بکاپ در همان سیستم اصلی، امنیت کافی ایجاد نمی کند. اگر هارد سیستم خراب شود، ویروس یا باج افزار به فایل ها آسیب بزند یا سیستم دچار مشکل جدی شود، ممکن است نسخه پشتیبان نیز از بین برود. بهتر است حداقل یک نسخه از اطلاعات در محلی جدا از سیستم اصلی نگهداری شود. استفاده از هارد اکسترنال، سرور مجزا یا فضای ذخیره سازی امن می تواند گزینه مناسبی باشد. همچنین اگر فایل بکاپ حاوی اطلاعات مالی حساس شرکت است، دسترسی به آن باید محدود باشد و فایل ها در اختیار افراد غیرمجاز قرار نگیرند.
چگونه اطلاعات سپیدار را بازیابی کنیم؟
گاهی به دلایلی مانند حذف اشتباه اطلاعات، خرابی دیتابیس یا ایجاد مشکل در سیستم لازم است اطلاعات قبلی بازیابی شوند. در حالت کلی، برای بازیابی اطلاعات باید از بخش مربوط به نسخه های پشتیبان و بازیابی استفاده شود و فایل بکاپ مورد نظر انتخاب شود. در آموزش های مربوط به سپیدار، مسیر بازیابی از طریق تنظیمات و فهرست نسخه های پشتیبان و همچنین انتخاب فایل خارجی توضیح داده شده است. نکته بسیار مهم این است که قبل از بازیابی یک نسخه قدیمی، از وضعیت فعلی اطلاعات نیز بکاپ بگیرید. زیرا بازیابی نسخه قدیمی می تواند باعث شود اطلاعات ثبت شده بعد از تاریخ بکاپ در وضعیت مورد استفاده شما قرار نگیرند. به همین دلیل، اگر درباره انتخاب فایل یا نحوه بازیابی اطمینان ندارید، بهتر است قبل از انجام عملیات با پشتیبان فنی یا کارشناس سپیدار مشورت کنید.
بهترین زمان برای بکاپ گرفتن از سپیدار چه زمانی است؟
زمان مناسب بکاپ گیری به نوع فعالیت شرکت بستگی دارد، اما چند زمان اهمیت بیشتری دارند. قبل از عملیات مهم روی اطلاعات مالی، پیش از بستن سال مالی، قبل از تغییرات گسترده در سیستم و در پایان دوره های کاری مهم، تهیه یک نسخه پشتیبان جداگانه می تواند بسیار مفید باشد. همچنین بهتر است بکاپ گیری به یک عادت منظم تبدیل شود و صرفا زمانی انجام نشود که احتمال بروز مشکل وجود دارد.
مشاوره خرید نرم افزار حسابداری سپیدار را از امیران پردازش با بهترین قیمت و پشتیبانی کامل دریافت نمایید.
جمع بندی
بکاپ گیری از اطلاعات سپیدار یکی از مهم ترین اقدامات برای محافظت از اطلاعات مالی شرکت است. برای تهیه نسخه پشتیبان دستی می توانید از مسیر تنظیمات در قسمت عملیات و بخش تهیه نسخه پشتیبان جدید استفاده کنید و پس از انتخاب مسیر، فایل بکاپ را ذخیره کنید. سپیدار همچنین امکان پشتیبان گیری خودکار و زمان بندی شده را در اختیار کاربران قرار می دهد. برای افزایش امنیت، بهتر است فقط به یک فایل بکاپ روی سیستم اصلی اکتفا نکنید و نسخه های پشتیبان را در چند محل امن نگهداری کنید. همچنین بررسی دوره ای فایل های بکاپ و اطمینان از امکان بازیابی آنها اهمیت زیادی دارد.
سوالات متداول در خصوص بکاپ گیری از سیستم حسابداری سپیدار
چگونه از اطلاعات سپیدار بکاپ بگیریم؟
وارد سپیدار شوید، از بخش «تنظیمات» وارد «عملیات» شوید و گزینه «تهیه نسخه پشتیبان جدید» را انتخاب کنید. سپس مسیر ذخیره فایل را مشخص و فرآیند تهیه بکاپ را تایید کنید.
آیا امکان بکاپ گیری خودکار در سپیدار وجود دارد؟
بله. سپیدار قابلیت تهیه نسخه پشتیبان خودکار را نیز در بخش تنظیمات ارائه می کند و می توان برای آن زمان بندی و مسیر ذخیره سازی تعیین کرد.
آیا بکاپ سپیدار را می توان روی هارد اکسترنال ذخیره کرد؟
بسته به روش کار و مسیر انتخابی، می توان فایل پشتیبان را پس از تهیه در یک محل ذخیره سازی جداگانه نگهداری کرد. توصیه می شود برای افزایش امنیت، نسخه بکاپ فقط روی سیستم اصلی باقی نماند.
اگر اطلاعات سپیدار پاک شود، آیا با بکاپ می توان آنها را برگرداند؟
در صورتی که فایل پشتیبان سالم و مربوط به زمان مورد نظر باشد، می توان از فرآیند بازیابی برای برگرداندن اطلاعات استفاده کرد. پیش از بازیابی نسخه قدیمی، بهتر است از وضعیت فعلی اطلاعات نیز یک بکاپ جدید تهیه شود.